概要
Sococoのワークスペースにある部屋には、チームメンバーが共有のために使える「壁」があり、そこに、カレンダーやプロジェクトダッシュボード、Googleドキュメント、PDFなど様々なURLを貼ることができます。これを活用することで、複数のメンバーとの情報共有が容易になり、業務効率の向上に繋がります。
この記事では、Sococoワークスペースの部屋での、共有機能を有益に使う方法を紹介します。
追加情報は、こちらの部屋での共有機能管理に関する記事もご覧ください。
詳細
共有機能の目的と有益な使い方
資料を共有することで、チームの協業性を高める
- 実際のオフィスのように、ワークスペースでも、共有された資料を見ることで、他のメンバーが何をしているか、プロジェクトがどのような状態なのかなどを、容易に知ることができ、チームの協業性を高めることができます。
リンクやドキュメント、リソースを集約する
- ミーティングのたびに画面共有するのではなく、全ての必要な情報やファイルへのリンクを集約しておくことができます。一度貼った共有URLは、意図的に削除しない限り、ミーティングが終了してもそのまま残ります。
- チームメンバー全員が、プロジェクトに必要な情報に簡単にアクセスできます。エクセルシート、カレンダー、予算など、特定のプロジェクトに必要な情報を、特定の部屋で共有しておくと便利です。
ゲストのおもてなしに活用
- ロビーにURLを貼ることで、ゲストへのウェルカムメッセージとして活用できます。フロアマップや組織図、組織のビジョンやミッションを貼ることで、ゲストの方に大切なメッセージを伝えることができます。
- 企業ウェブサイト、よくある質問(FAQ)、紹介ビデオなどを貼るのも有効です。
資料を整理して業務効率を改善
- プロジェクトごとに部屋をアサインし、そこに資料へのリンクをまとめて貼ることで、効率よく資料が整理できます。
- 人事であれば、それぞれの候補者のLinkedinや履歴書へのリンクを貼り、情報を共有することができます。
- 公開して共有したい人事評価情報(営業ランキングなど)をチームの部屋やオープンなワークスペースに共有し、組織の可視化や組織内での競争にも活用できます。
ブレインストーミング
- 外部のホワイトボードアプリへのURLをシェアすることで、ブレインストーミングを効率よく行うことができます。
全員に容易に情報共有
- オープンなワークスペースにグループのカレンダーや読むべき本の情報、重要なニュース記事やお知らせなどを共有することで、チームメンバーと様々な情報共有ができます。スタンドアップホールであれば、次のミーティングのアジェンダや、社長などからの次のミーティング向けの質問などを貼って共有しておくことも可能です。
- コンテンツチーム向けのスタイルガイドは、ライターが集まる場所に貼っておくと便利です。
- 旅行や飲み会などの計画には、予約表やアンケート、予定詳細などを貼るのが有効です。
他にも、数多くの使い方が考えられますので、チームのみなさんで相談して、有効な方法でご活用ください。